При достаточно большом количестве пользователей, назревает необходимость в использовании системы помощи пользователям - Service Desk.
Возможность обработки заявок от пользователей через электронную почту предоставляет компания ООО "Интрадеск". Среди тарифов есть - бесплатный тариф с облачным хостингом на 3х исполнителей и 1Gb на диске. Плюс, можно пользоваться бесплатным приложением как для iOS, так и для Android.
Все пользователи отправляющие письмо на определенный адрес, в ответ получают извещение о номере принятой заявки. Состояние выполнения заявок каждый пользователь может отслеживать в своем личном кабинете и уведомление о изменении статусов приходят им на почту. После выполнения заявки, пользователь может ее оценить.
Система достаточно гибкая, ее можно подстроить «под себя» изменяя бизнес процессы, шаблоны и полномочия пользователей. Кроме отслеживания заявок от пользователей можно добавить в систему отслеживание например - закупок, совместной работы над проектами, и т.д.